Kainuun Korkeakouluyhdistys ry / Kainuun kesäyliopisto / Y-tunnus 0209831-2
Setlementti Kainulan Kannatusyhdistys ry / Kainula-opisto / Y-tunnus 0219872-7
www.kainula.fi
Linnankatu 6 C
87100 KAJAANI
Mira Huotari
040 1488 591
mira@kainula.fi
Erikseen nimettyä tietosuojavastaavaa ei ole organisaation pienen koon vuoksi.
Ulkopuoliset sidosryhmät:
Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat: Tietoja kerätään koulutuksiin liittyvän tiedotuksen, laskutuksen sekä mahdollisten perintätoimien (Intrum) tarkoitukseen. Koulutukseen ilmoittautuvan on mahdollista liittyä ilmoittautumisen yhteydessä markkinointirekisteriin.
Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat: Tietoja kerätään koulutuksiin liittyvän tiedotuksen, laskutuksen sekä mahdollisten perintätoimien (Intrum) tarkoitukseen. Yritysasiakkaan on mahdollista liittää organisaationsa tai liittyä itse ilmoittautumisen yhteydessä markkinointirekisteriin.
Opiskelijahallinta: Tietoja kerätään opinto-ohjausta ja opintojen etenemisen seurantaa varten, suoritusmerkintöjen kirjaamista ja todistuksenantoa varten kuin myös tilastoinnin sekä viranomaisyhteistyön (TE-toimisto, KELA, Aikuiskoulutusrahasto mm.) tarkoitukseen.
Markkinointi:
Markkinointirekisteri muodostuu seuraavasti:
Henkilö poistetaan markkinointirekisteristä hänen niin pyytäessä.
Rekisterin tietosisältö
Henkilötietojen osalta erittely kerättävistä tiedoista on tyhjentävä.
Yhteisöjen perustiedoilla tarkoitetaan ei henkilöihin sidottuja yleisiä tietoja.
Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat
Nimi, osoite, sähköposti, henkilötunnus, puhelinnumero, kotikunta, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, aiemmat koulutukset ja osaaminen sekä koulutuksen maksajan tiedot, työtilanne ja työtehtävä sekä työhön sekä opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti, luottokelpoisuus tapauskohtaisesti
Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat
Yrityksen perustiedot, yhteyshenkilön yhteystiedot sekä yritystä edustavien osallistujien perustiedot
Opiskelijahallinta
Nimi, osoite, sähköposti, henkilötunnus, puhelinnumero, aiemmat koulutukset ja osaaminen, koulutuksen maksajan tiedot sekä muuta opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti
Markkinointi
Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä ja yhteystiedot
Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat
Henkilöt ilmoittavat itse kysytyt tiedot ilmoittautuessaan tai hakeutuessaan koulutukseen.
Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat
Yhteyshenkilö ilmoittaa yrityksen ja yritystä edustavien osallistujien perustiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Kukin osallistuja täydentää henkilökohtaiset tietonsa viimeistään koulutuksen käynnistyessä.
Opiskelijahallinta
Opiskelijat ilmoittavat itse kysytyt tiedot ilmoittautumisvaiheessa. Tietoja päivitetään ja tarkennetaan opintojen aikana pyydettäessä.
Markkinointi
Yritysten ja yhteisöjen verkkosivut, Uutiskirjeen tilanneet, markkinointiviestinnän sallineet koulutuksiin osallistuneet asiakkaat
Opinto-oikeuksia sekä opintojen suoritusmerkintöjä koskien: opinnoista vastaavat korkeakoulut.
Osallistujalistan osalta: opetuksesta vastaava opetushenkilökunta mukaan lukien mahdollinen tutor -toiminta.
Rahoitukseen liittyen: viranomaiset kuten TE-toimisto, KELA ja Aikuiskoulutusrahasto.
Raportointitietoja koskien: OPH, Tilastokeskus, Suomen kesäyliopistot ry, Suomen Setlementtiliitto.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
A) Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on kontrolloitua avainhallinnan kautta. Arkaluonteista tietoa sisältävät materiaalit säilytetään lukituissa kaapeissa.
B) Digitaalinen aineisto:
Digitaalista aineistoa ja sen liikkumista suojaavat palomuuri, F-Secure tietoturva, suojattu sähköposti, turvatulostus sekä käyttäjätunnuksin ja salasanoin rajatut käyttöoikeudet pilvipalveluihin sekä sähköisten järjestelmien eri osa-alueille.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastus-oikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.
Rekisterissä olevat virheelliset tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.
Oikeus saada tieto tietosuojaloukkauksista
Oikeus tulla unohdetuksi (huomioiden voimassa oleva sääntely)
Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista
Mahdolliset pyynnöt ja vaatimukset osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.
Jokainen, joka tietosuoja-asetuksen piiriin kuuluvia tietoja käsittelee, on perehdytetty asetuksen sisältöön ja on henkilökohtaisesti allekirjoittanut vaitiolovelvollisuutta määrittävän asiakirjan.
Oppimiskeskus Kainula / Kainuun kesäyliopisto
Linnankatu 6 C
87100 Kajaani